• Juliette Combes

Vous croulez sous vos dossiers ? Rangez votre ordinateur et réorganisez votre classement !

Vous perdez un temps fou à retrouver vos dossiers et vos espaces de rangement débordent. Il est temps de faire du rangement et pourquoi pas du vide.


Quelques conseils pour optimiser votre rangement qu’il soit numérique ou physique ;)


Vos données physiques


C’est bien connu nous sommes les rois de la paperasse et sans un rangement efficient et un ménage régulier, vous allez vite être débordés.


  • Triez vos documents par thématiques. Cette activité, souvent rapide vous permet de visualiser les types de documents que vous avez et leur nombre.

  • Déterminez leur accessibilité et leur récurrence. Vous avez besoin de savoir si le document une fois reçu sera régulièrement manipulé ou pas du tout. Si il est unique et doit donc être précieusement conservé. Ces informations vous permettront de choisir un mode de classement adapté.

  • Choisissez un mode de rangement idéal pour chaque document. Pochettes, dossiers, classeurs, porte-vues, les solutions sont nombreuses à vous de choisir la plus efficiente. par rapport à votre utilisation.

  • Déterminez leur partage. Si le document doit être partagé entre plusieurs personnes, trouvez le moyen le plus sûr de le conserver et de le rendre accessible.

  • Faites du tri. C’est bien connu souvent on garde trop. Vérifiez l’utilité de conserver vos documents. Certains deviennent obsolètes avec le temps. Vous pouvez consulter la liste des documents à conserver et leur durée de vie sur service-public.fr

  • Établissez un plan de rangement. Si vous avez beaucoup de documents, établissez votre manière de les classer et la localisation de leur stockage. Ces informations pourraient être utiles si vous n’étiez pas disponibles ou à distance pour permettre à un collègue de les retrouver facilement et mieux de les classer, comme vous, à votre place en votre absence.

  • Misez sur la couleur. C’est une manière efficace de différencier les typologies de documents et de les rendre facilement trouvables et accessibles.

  • Faites simple. On a souvent tendance à construire des usines à gaz alors que la simplicité est tellement plus pratique. Privilégiez un classement intuitif qui puisse être accessible au plus grand nombre. Votre logique n’est pas forcément celle de vos collègues.

  • Archivez. Si vos documents doivent être conservés mais que vous n’avez pas besoin de les avoir à portée de mains, archivez-les. Loin des yeux vous pourrez vous y replonger si besoin. N’hésitez pas à les retrier avant de les archiver. L’espace est précieux.



Vos données numériques


Oulala, véritable tsunami. Vos données numériques sont nombreuses et trop souvent invisibles.

Entre celles que vous créez, que vous envoyez, que vous recevez et que vous stockez, les ordinateurs et les serveurs regorgent de documents inutiles qui les polluent et les ralentissent.


  • Construisez des arborescences claires. Vous avez la possibilité de construire des arborescences de dossiers et sous-dossiers qui vont vous permettre de classer et de retrouver vos dossiers. Par date, par projets, par clients...les possibilités sont infinies et s’adaptent à votre besoin.

  • Triez. Pas la peine de garder des documents qui ne vous serviront pas ou plus. Réfléchissez bien avant de les sauvegarder sur la pertinence de le faire.

  • Jetez et videz votre corbeille. Jetez c’est bien mais cela ne sert à rien si vous ne videz pas votre poubelle qui les stocke jusqu’au clic fatidique que vous ne ferez peut-être jamais. Ce petit geste libérera votre ordinateur et mieux les serveurs qui croulent sous des données oubliées et contribuent silencieusement au réchauffement climatique.

  • Soulagez votre boite mail. Source principale de données dormantes, votre boite mail demande un ménage régulier. Organisez une arborescence qui vous corresponde. Ne gardez que les mails ou documents que vous aurez à consulter ultérieurement. Soyez à jour de la lecture (et donc du tri) de votre boîte de réception et vider la corbeille !

  • Oubliez les”répondre à tous” systématiques avec un merci ou un bonjour et enfin n’imprimez que si nécessaire car en plus de sacrifier du papier, vous allez devoir ranger ce document, utiliser de l’espace physique et/ou remplir votre poubelle, physique cette fois, qu’il faudra vider ;)

  • Désabonnez-vous de listes , newsletters, informations commerciales qui ne vous intéressent pas ou plus. Cliquez sur le lien de désinscription en bas du mail concerné et gagnez du temps et de la visibilité. C’est un mail de moins qui viendra polluer votre boite mail et que vous devrez jeter.


Vous êtes le maître de vos données. Les classer et les organiser peuvent vite devenir chronophages et manquer d'efficience si vous ne pensez pas votre organisation en amont.

N’hésitez pas régulièrement à la remettre en question pour confirmer sa pertinence.


La gestion et l'organisation de vos données, est une de vos clefs pour améliorer votre qualité de vie au travail, utilisez-la :)


B YOURSELF® vous accompagne sur la gestion de votre organisation.

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